Una industria como la de alimentación y bebidas tradicional, tanto en sus métodos de procesamiento y distribución como de compras, debe plantearse tarde o temprano si está haciendo las cosas bien o es hora de cambiar esta mentalidad apostando por la innovación.
Hasta hace apenas dos décadas, en España incluso menos tiempo, hubo una serie de personas que se dieron cuenta de que los departamentos de Compras se habían estancado: contaban con los proveedores de siempre, con los precios de siempre, y los procesos de contratación y seguimiento de los proveedores tenían las mismas pautas que cuando echó a andar su negocio. Por otro lado, la burocracia era tan apabullante que a las empresas apenas les quedaba tiempo para dedicarse a su actividad principal, en este caso el de producción y distribución de espirituosos y vinos.
Poco a poco se fue implantando la tecnología, una herramienta definitiva que libera a los equipos de Compras de estas cargas administrativas, que aportan poco valor tanto a la hora de realizar trámites internos como en las relaciones con los proveedores. La tecnología deja más tiempo para realizar las tareas estratégicas y permite que el equipo de Compras genere mayor valor a su empresa.
Podemos hablar de un caso reciente, real y práctico experimentado por una empresa líder en el sector de bebidas espirituosas, Pernod Ricard España. Su departamento de Compras quería desarrollar una estructura basada en una herramienta electrónica para los procesos de compras y gestión de sus proveedores.
Dicha herramienta le permitiría, además, homologar y evaluar a sus más de 5.000 proveedores en bases de datos interactivas y actualizadas constantemente. Esta compañía ha desarrollado un sistema para integrar su base de datos de proveedores en una plataforma electrónica, que permite evaluar periódicamente y de forma automática a los proveedores estratégicos.
Además, los compradores pueden gestionar de forma centralizada todos los proveedores en la plataforma, pudiendo buscar según diferentes estados, parámetros, elaborar informes, actualizar los datos de los proveedores y comparar el rendimiento de diferentes proveedores de la misma categoría de forma más "amigable".
Entre los resultados, la compañía ha logrado categorizar y homologar a sus proveedores; ha optimizado el proceso de negociación mediante una plataforma electrónica; y es capaz de evaluar el rendimiento del proveedor mediante el lanzamiento de encuestas internas.
Como ocurre siempre que las empresas rompen con sus esquemas y apuestan por la tecnología para mejorar sus procesos, Pernod Ricard España ha conseguido mayor control y trazabilidad de todos los procesos; reducción de tiempos administrativos; mayor competencia en sus concursos de proveedores y, por último, considerables ahorros económicos respecto a los métodos tradicionales. El procedimiento ya se ha realizado con éxito en España y se piensa en su próxima implantación en la filial de Portugal.
Siguiendo el ejemplo de Pernod Ricard España, las organizaciones comprenden cada vez más que la tecnología proporciona innovación, estandarización, información y trazabilidad, además de una auditoría sencilla y fiable de todos sus procesos de compras.