Una empresa con un modelo de compras tradicional debe hacerse cargo de todas las tareas administrativas, lo que le deja mucho menos tiempo para las estratégicas. Si el departamento de compras cuenta con herramientas básicas y poco sofisticadas, le será más difícil realizar correctamente el proceso de compra completo y se sobrecargará de labores difíciles de gestionar y de escaso valor añadido. Con los proveedores ocurre algo muy similar. Lógicamente, cuanto más tamaño y diversificación tenga una compañía, más numerosos y más complejos de gestionar serán. Y esto es más notable si cabe en el caso del sector de la alimentación y la distribución, donde hay tantos proveedores potencialmente implicados en el proceso de compras.
Hay un modelo que gana adeptos día tras día en España, aunque más lentamente de lo que nos gustaría. Hablamos de la implantación de herramientas electrónicas para liberar a los equipos de compras de estas cargas administrativas, que aportan poco valor tanto a la hora de realizar trámites internos como en las relaciones con los proveedores . La tecnología deja más tiempo para realizar las tareas estratégicas y permite que el equipo de compras genere mayor valor a su empresa. La alternativa que ofrece una plataforma de compras se puede observar, por ejemplo, en el tiempo invertido en dichas tareas y su posible reducción en hasta un 100%, dejando al equipo más espacio para lo que realmente importa, es decir, su función principal: la producción y distribución de alimentos.
Podemos hablar de un caso reciente, real y práctico experimentado por una empresa líder en el sector de bebidas en España. Su departamento de compras quería desarrollar un sistema que permitiera a sus proveedores gestionar la documentación de manera centralizada, reduciendo así la carga administrativa que supone para estos hacer las gestiones manualmente. Por otro lado, su objetivo era tener un modo de evaluar proveedores de manera automática para reducir las tareas burocráticas, anticipar posibles problemas y realizar comparativas de manera sencilla. Hasta ahora, el alta de proveedores se realizaba mediante unas fichas en formato papel que se completaban con la colaboración del proveedor y se enviaban al gestor, que se encargaba de introducir manualmente estos datos.
Esta compañía ha desarrollado un sistema para gestionar todas las altas de proveedores de la organización, segmentar los que deben ser homologados, solicitar la información necesaria y gestionar mediante diferentes estados la carga en el sistema SAP . La plataforma electrónica permite evaluar periódicamente y de forma automática a los proveedores estratégicos. Con este módulo de evaluación se pueden hacer comparativas a lo largo del tiempo y comparar el rendimiento de proveedores de la misma categoría.
Mediante el nuevo sistema implantado, el gestor de proveedores no tiene que dar de alta a cada proveedor con todos sus datos de forma manual. Al tener acceso a los formularios, el proveedor interactúa y rellena directamente la información él mismo. Gracias a este sistema se ha conseguido que tenga menor carga administrativa en la gestión y pueda dedicarse a aspectos más estratégicos. Además, los compradores pueden gestionar de forma centralizada todos los proveedores en la plataforma, pudiendo buscar según diferentes estados, parámetros, elaborar informes, actualizar los datos de los proveedores y comparar el rendimiento de diferentes proveedores de la misma categoría de forma más "amigable".
Todas estas herramientas proporcionan información fiable, personalizada y actualizada que permite negociar categorías de bienes o servicios en tiempo real, optimizar ahorros y tiempos y realizar un control y seguimiento de los procesos de contratación y de compras. Adicionalmente, la plataforma permite comprobar que los proveedores están homologados para prestar sus servicios. Otra de las ventajas de esta herramienta es que facilita la negociación en diferentes zonas del mundo y con proveedores de cualquier localización. Un factor esencial en grupos maduros y diversificados, que cuenta con cientos de proveedores homologados para distintas categorías de compras. Poco a poco, las organizaciones entienden que la tecnología proporciona innovación, estandarización, información y trazabilidad, además de una auditoría sencilla y fiable de todos sus procesos de compras. Nuestra labor consiste en aplicar y promover las ventajas de los nuevos sistemas, que mejoran el desempeño de la función de compras y son la palanca que permite a este departamento alinearse con la estrategia de la empresa.