En los últimos años, hemos asistido a la consolidación de los retos a los que se está enfrentando nuestro sector. Márgenes comerciales decrecientes, mayores exigencias normativas y la fuerza imparable de la digitalización están configurando la situación actual de la distribución de materiales. 2020, y especialmente la pandemia de los últimos seis meses, no han hecho más que consolidar todas estas tendencias. Tanto, que podemos decir que los retos de ayer son los retos de hoy. Pero ahora, mucho más evidentes. Y sobre todo, potenciados por un entorno en recesión económica que amenaza con quedarse un tiempo.
La receta para hacer frente a esta situación tampoco es nueva. Necesitamos ser eficientes y competitivos. Necesitamos tener el control de nuestros negocios, conocer qué ocurre en la empresa y tomar decisiones rápidas. Y necesitamos disponer de información de valor que podamos compartir con nuestros clientes y proveedores. Solo así fidelizaremos a los primeros y mantendremos las condiciones con los segundos.
Ahora que estas pautas están más vigentes que nunca, la solución también es más clara que nunca. El uso de tecnología y nuestra capacidad para ser proactivos determinará, en gran medida, nuestro éxito. Y solo por ello, quiero aprovechar este artículo para reflexionar sobre los seis requisitos que deben cumplir nuestros programas de gestión, los conocidos ERPs para distribución:
1. Primero de todo, partiré de la base de que demos utilizar software que cuente con funcionalidades adaptadas al sector. El ERP idóneo tiene que ajustarse a los procesos de nuestras empresas, al día a día de la distribución de materiales. Necesitamos soluciones específicas que nos permitan gestionar el almacén, evitar situaciones de sobre stock, pero también roturas de stock o malas políticas de aprovisionamiento. Necesitamos programas que nos permitan comprar materiales a proveedores en mejores condiciones, que faciliten la negociación y que garanticen ventas rentables, continuas y seguras. Esta debe ser la base sobre la que tiene que sustentarse el negocio.
2. Y a partir de aquí, lo siguiente es asegurar un fácil acceso a los datos, especialmente si son relevantes para las decisiones diarias. Pregúntate: ¿dispones de un programa de gestión que te permite configurar alertas? ¿Que te ofrece datos en tiempo real? ¿Que te informa de la situación de indicadores clave directamente en la pantalla de inicio? Esto es importante. Muy importante. El dato tiene que ir a ti, y el programa tiene que garantizar que el usuario descubra la información clave para organizar al equipo y tomar decisiones.
3. Y cuando hablamos de datos, vamos más allá. Se trata de poder tener una visión 360º de todo lo que ocurre en la empresa. El ERP tiene que permitir centralizar todas las comunicaciones, vincular documentos y asegurar una trazabilidad transparente. Utilizaré como ejemplo el ERP de Telematel Go!Manage. Nuestro software registra todas las acciones que se producen con cualquier documento de la aplicación. Por ejemplo, quién lo crea, quién lo edita, notas con los comentarios del cliente, emails relacionados, etc. Y así, independientemente de quién hace qué, todos los empleados pueden saber qué ha pasado y actuar en base a esta información.
4. La idea es obvia y puede resumirse en esta sentencia: “tiene que ser una herramienta colaborativa”. Disponer de chats internos o la capacidad de integrar el correo electrónico con el ERP son ejemplos de buenas funcionalidades.
5. Además, el ERP debe facilitar la integración de los distintos canales digitales de venta. Hoy en día es indispensable que este software proporcione información y servicio vía API a los distintos canales que integremos (tienda online, portal clientes, marketplaces, etc…).
6. Y por último, y no por ello menos importante, tenemos que seleccionar una plataforma que esté en constante evolución. Que tenga un proceso de actualización ligera. Y que avance según las oportunidades que ofrezca la tecnología. En definitiva, se necesita una solución que pueda crecer a medida que evoluciona el mercado. Y lo más importante, que pueda adaptarse a las necesidades de crecimiento de la empresa. Se necesita una solución que no esté obsoleta.
Apostar por tecnología es apostar por el futuro. Y si tu software no cumple todas estas condiciones, solo podemos animarte a que des el salto. Te proponemos que investigues y descubras las soluciones que hay en el mercado. Y te invitamos a que asistas a las sesiones de presentación de Go!Manage, el software de Telematel. Este otoño, hemos lanzado una nueva versión al mercado que cumple todas estas condiciones. ¿Te animas a conocerlas? Es el primer paso para ganar eficiencia y rentabilidad. Te esperamos.
Xavier Fericle, CEO del Grupo Telematel
