La compañía Administradora de Archivos (AdeA), con sede en Azuqueca de Henares (Guadalajara) y especializada en servicios de gestión documental, ha alcanzado un acuerdo con Seguros Pelayo. El proyecto se ha planificado con una implantación en fases, en las que se han incluido las diferentes adecuaciones de las instalaciones en el centro integral de Pelayo en Getafe (Madrid), en base a los requerimientos técnicos legales, el suministro de todos los medios humanos, a través de la cesión de los empleados de Pelayo que pasan a formar parte de la plantilla de AdeA y todos los medios técnicos necesarios para dar continuidad al operativo documental.
Como tarea previa, la consultora ha realizado un estudio detallado del archivo y el almacén existentes con el objeto de maximizar el espacio y optimizar ambas gestiones, adaptando la operativa existente a las novedades que se irán introduciendo en las distintas fases.
Uno de los elementos innovadores que Pelayo incorpora con este proyecto es la adecuación de su operativa al software AdeaNet, lo que permitirá realizar una gestión a medida en un tiempo récord.
Con el nuevo software, la entidad consigue acelerar sus procesos, reducir costes y mejorar la eficacia y calidad de sus servicios, con la posibilidad de gestionar online miles de movimientos diarios de documentos de forma rápida, eficaz y segura.
Este nuevo sistema proporciona a Pelayo, entre otras funcionalidades, un conocimiento en tiempo real de la documentación custodiada, nuevas entradas de documentación, consultas en proceso, expurgos, etc., a la vez que permite controlar los diferentes niveles de referenciación, realizar consultas en todas sus tipologías o generar informes en sus múltiples opciones documentales.
Por otra parte, AdeA garantiza la seguridad electrónica de la gestión documental de Pelayo, mediante su certificación ISO 27001:2005 y la adecuación a procedimientos de Gestión Medioambiental avalada por la certificación UNE EN ISO 14.001:2004, poniendo a disposición de Pelayo un Plan de Acción Medioambiental para todas las ubicaciones en las que se llevará a cabo las tareas de almacenamiento.
