El grupo constructor Avintia ha dado un paso más hacia la innovación con el lanzamiento de Procur-A, un nuevo sistema integrado de compras, gestión de expedientes y portal de proveedores. Para Juan González, director general de Planificación y Organización Corporativa de Avintia, "el objetivo principal es dar un paso más en la creación de sistemas de gestión propios gracias a la incorporación de herramientas como Procur-A, que conecta el sistema de control de costes y planificación, al sistema financiero y las bases de datos de proveedores y departamento de estudios, favoreciendo así la agilidad en los procesos internos". De esta manera, cada equipo de trabajo podrá obtener la información necesaria para realizar la planificación de compras y la aprobación de expedientes para un determinado proyecto, además de facilitar el acceso a las bases de datos de proveedores, bases de datos de estudios y al portal de proveedores del grupo madrileño.
Para el funcionamiento de Procur-A ha sido necesario el desarrollo de tres proyectos previos esenciales: primero, contar con una base de datos de producto unificada y normalizada, sobre la que se ha desarrollado la base de datos de precios y el sistema de gestión de compras y expedientes de compras en Presto. Gracias a Procur-A, también será posible conocer los precios actualizados y categorización de proveedores por tipología, ya que toda la información generada durante cada proyecto queda registrada y disponible en el sistema para alimentar las bases de datos y facilitar posteriores proyectos. Por ello, el cumplimiento de los sistemas de gestión de la compañía ayuda a conseguir los objetivos en plazo, coste y calidad esperados.
La elección adecuada de proveedores para cada proyecto
Una vez que un proyecto es adjudicado a grupo Avintia y dado de alta en Procur-A, el sistema genera un plan de compras inicial que debe ser completado y validado por el equipo de obra conforme a las fechas de la planificación real. Este, junto al equipo de compras, obtendrá un listado de los proveedores y mano de obra disponible para, a partir de aquí, seleccionar los más adecuados para ejecutar un determinado proyecto.
Una vez determinado el plan de compras e identificados los proveedores con sus respectivas ofertas, se realiza el expediente, que se sincronizará con Procur-A. Es entonces cuando se inicia el ciclo de aprobaciones por parte del jefe de obra, al que deben seguir las validaciones del jefe de grupo, el delegado de edificación y el director de producción. Finalmente, Grupo Avintia y el proveedor seleccionado aprueban y firman el contrato digitalmente, y Procur-A envía los datos del contrato automáticamente a Oracle, lo que permite obtener una mayor agilidad en los procesos de compra y facturación de la que se beneficiarán ambas partes.
Esta nueva plataforma será presentada en los denominados ‘Avintia Day’, unos encuentros organizados por el Grupo con su red de proveedores en Madrid, Barcelona, Málaga, Zaragoza y Valencia. Durante estos días la compañía dará a conocer los proyectos encaminados a mejorar y agilizar los procesos de compra y facturación con proveedores, así como el canal de comunicación permanente a través del portal del proveedor. Además, se informará de las previsiones de contratación en proyectos de cada una de las zonas. Procur-A comenzará a aplicarse en la actividad diaria de Avintia Construcción a partir de este mes, con el objetivo de ampliar su utilización al resto de líneas de negocio del grupo.
