Una de las claves del éxito de la gestión de cualquier organización en el sector de la hostelería radica en una elección acertada de los proveedores. Es tal el impacto que estos tienen en el día a día del negocio y en los resultados finales que, se han convertido en la pieza clave de la protección y la potenciación de la marca que identifica a la organización.

Hoy en día, el eco mediático es tan prolífero y a la vez el impacto, cuando es negativo, tan “mortífero” que cualquier actuación inadecuada de un proveedor, desde proporcionar una materia prima de dudosa procedencia hasta no respetar los derechos humanos de sus trabajadores, puede arruinar la marca que tanto costó levantar con esfuerzo.

Las organizaciones no pueden jugársela. La elección correcta del proveedor pasará, entre otras, por garantizar que ofrece un producto/servicio de calidad, que cumple con los requisitos legales establecidos y además da la cobertura geográfica que el negocio demanda. Esto, sin duda, repercutirá positivamente en las ventas y en la imagen de la organización tanto de puertas adentro como hacia el exterior. Pero…

¿Cómo llevar a cabo la elección correcta del proveedor?

La varita mágica no existe. Lo que sí hay disponible son metodologías y herramientas de apoyo que contribuyen a garantizar que, al menos a priori, el proveedor es un potencial socio que cumple con todos los requisitos que la organización demanda. Para ello, las organizaciones deben poner en marcha procesos exhaustivos de homologación que requieren ser complementados posteriormente con la evaluación continua de sus proveedores. Esto permitirá conocer el desempeño del proveedor en el tiempo, anticiparse a los posibles problemas y mantener con él una “tensión” positiva que le empuje a mejorar para no perder su homologación; aspecto que repercutirá de forma favorable en la organización.

¿Qué debe contemplar un proceso de homologación?

La organización debe asegurarse de que el proveedor es solvente financieramente, satisface los requisitos de calidad y cumple con las exigencias éticas, sociales y medioambientales requeridas. Los procesos de homologación electrónicos facilitan la valoración inicial de los proveedores en función de la puntuación asociada a sus respuestas, pudiendo establecer criterios que determinen la exclusión del proveedor o barreras mínimas a superar para seguir formando parte del proceso.

¿Para qué sirve la evaluación?

Para tener un conocimiento cierto, claro y periódico de cuál es el rendimiento del proveedor. De esta forma, si tras un análisis periódico se detecta que un proveedor va perdiendo posiciones respecto a una valoración inicial, se le informará y se le podrá dar la oportunidad de poner en marcha las medidas correctoras que le permitan mantener su homologación.

Las plataformas tecnológicas proporcionan innovación, estandarización, información y trazabilidad, además de una auditoría sencilla y fiable de todo el proceso de compras. Según uno de los mayores grupos de hostelería y comercio de España, la tecnología mejora el desempeño de la función de compras y es la palanca que permite a este departamento alinearse con la estrategia de la empresa.

Esta empresa, pionera e innovadora en la incorporación de las herramientas electrónicas para sus operaciones de compras, cuenta con un módulo de evaluación, que proporciona información fiable, personalizada y actualizada. La plataforma permite comprobar que los proveedores están homologados para prestar sus servicios, condición indispensable para esta compañía.

Otra de las ventajas de estas plataformas es que facilitan la negociación en diferentes zonas del mundo, un factor esencial en compañías maduras y diversificadas como este grupo de hostelería: más de 1.000 proveedores en 16 países homologados para distintas categorías de compras: alimentación, suministros (electricidad, material de oficina, mobiliario…) y servicios.

Por ello, si queremos proteger y potenciar nuestra marca, la recomendación principal es fomentar la comunicación, el respeto y la confianza del proveedor, apoyándonos en las herramientas descritas para facilitar su selección y su seguimiento. Es así como mitigaremos el riesgo y las consecuencias que podría ocasionar tener como proveedor a alguien que no cumple con los requisitos que como compañía exigimos.